Mengatasi Tantangan Administrasi: Pertemuan Bersama Pengurus Kelompok Iwa Tolo dan Dasawisma Gae Imu

Ende, Rutujeja- Tananua |– Pertemuan bersama pengurus kelompok Iwa Tolo 1, 2, dan Dasawisma Gae Imu menjadi momen refleksi dan evaluasi penting dalam pengelolaan administrasi organisasi. Sapaan pembuka dari Maria Sepi (Nining) mengawali diskusi yang membahas berbagai tantangan pengisian dokumen administrasi dan keuangan kelompok.(18 /1/ 2025)

Tantangan yang Dihadapi Pengurus

Kesulitan Mengisi Buku Administrasi Buku-buku administrasi seperti buku kas, buku tamu, buku notulen, dan SIMPIN PUMK untuk Dasawisma Gae Imu masih banyak yang belum terisi. Ibu Natalia, salah satu pengurus, mengungkapkan bahwa banyak anggota belum memahami cara pengisian yang benar. Akibatnya, dokumen penting seperti buku SIMPIN-PINJAM sama sekali belum digunakan.

Minimnya Peran dan Tugas Pengurus Pengisian buku administrasi sebagian besar masih menjadi tanggung jawab ketua kelompok. Beban kerja yang berat ini membuat ketua harus membagi waktu antara pekerjaan kelompok dan aktivitas pribadi seperti mengurus kebun dan ekonomi keluarga.

Dokumen Resmi yang Belum Diperbarui Robertus Gati mengungkapkan bahwa Surat Keputusan (SK) kelompok masih tertahan di tangan sekretaris desa. Selain itu, daftar anggota aktif dalam SK belum mencerminkan kondisi terkini, menambah kerumitan dalam pengelolaan administrasi.

Kurangnya Kebiasaan Dokumentasi Buku tamu yang seharusnya digunakan untuk mencatat kunjungan sering kali terabaikan. Buku notulen juga jarang diisi, sehingga hasil rapat tidak terdokumentasi dengan baik.

Rencana Aksi untuk Mengatasi Tantangan

Dari diskusi yang berlangsung, beberapa langkah strategis diusulkan untuk memperbaiki situasi:

1. Pelatihan Pengisian Buku Administrasi Pelatihan khusus akan diberikan kepada pengurus untuk memahami cara pengisian buku administrasi dengan benar. Pendekatan ini diharapkan dapat meringankan beban ketua dengan mendistribusikan tanggung jawab ke pengurus lain.
2. Distribusi Tugas yang Jelas Setiap pengurus akan diberi tanggung jawab untuk mengelola dokumen tertentu, seperti buku kas, buku tamu, atau buku notulen, sesuai dengan kapasitas dan kemampuannya.
3. Mempercepat Penyerahan dan Pembaruan SK Kelompok Kelompok akan segera berkoordinasi dengan sekretaris desa untuk mendapatkan SK yang masih tertahan. Setelah itu, daftar anggota aktif akan diperbarui agar relevan dengan kondisi terkini.
4. Meningkatkan Kebiasaan Dokumentasi Pengurus diajak untuk membangun kebiasaan mencatat secara rutin, baik dalam buku notulen maupun buku tamu, guna memastikan kegiatan kelompok terdokumentasi dengan baik.

Kisah Inspiratif Mama Nata: Ketulusan di Balik Tantangan

Salah satu momen penuh makna dalam pertemuan ini adalah cerita dari Mama Nata, seorang pengurus yang setia menjalankan tugas meskipun menghadapi banyak keterbatasan. Dengan rendah hati, Mama Nata mengakui bahwa selama ini pengisian buku administrasi hanya dilakukan oleh ketua kelompok karena pengurus lain belum memahami caranya.

Namun, Mama Nata tidak menyerah. Ia berinisiatif belajar sedikit demi sedikit dari pendamping dan anggota kelompok lainnya. “Saya yakin kalau kita belajar pelan-pelan, lama-lama akan bisa. Tidak apa-apa terlambat, yang penting mau mulai,” ujarnya dengan senyum optimis.

Cerita ini menginspirasi seluruh anggota kelompok untuk terus berusaha, meskipun banyak tantangan yang harus dihadapi.

Langkah Awal yang Disepakati

Sebagai tindak lanjut, beberapa langkah awal telah dirancang untuk membantu kelompok memperbaiki pengelolaan administrasi:

• Workshop Pengisian Dokumen: Pendamping akan mengadakan workshop kecil untuk melatih pengurus mengisi buku administrasi, termasuk buku notulen, buku tamu, dan SIMPIN PUMK. Pendekatan ini dilakukan dengan simulasi langsung agar mudah dipahami.
• Distribusi Buku Administrasi ke Tiap Pengurus: Tugas administrasi akan dibagi ke beberapa pengurus. Sebagai contoh, Mama Nata akan mengelola buku tamu, sementara pengurus lain bertanggung jawab atas buku notulen dan buku kas.
• Koordinasi dengan Sekretaris Desa: Kelompok akan segera menghubungi sekretaris desa untuk mempercepat penyerahan SK kelompok.
• Meningkatkan Kesadaran Dokumentasi: Pengurus diajak untuk mencatat setiap kegiatan, mulai dari rapat kecil hingga kunjungan tamu. Hal ini diharapkan menjadi kebiasaan yang memperkuat manajemen kelompok di masa depan.

Harapan untuk Kelompok

Melalui evaluasi ini, diharapkan kelompok Iwa Tolo dan Dasawisma Gae Imu dapat memperkuat manajemen administrasinya. Dengan pendampingan intensif, para pengurus diharapkan mampu menjalankan tugas mereka secara lebih mandiri. Administrasi yang kuat akan mendukung pengembangan kegiatan ekonomi dan sosial yang bermanfaat bagi seluruh anggota.

“Kita semua punya peran masing-masing. Kalau setiap orang mau ambil bagian, kelompok kita pasti bisa jadi lebih baik,” kata Mama Nata penuh harapan.

Cerita ini membuktikan bahwa perubahan membutuhkan waktu, tetapi bisa dimulai dari langkah kecil. Dengan semangat dan komitmen dari pengurus kelompok serta dukungan dari pendamping dan pihak desa, kelompok ini mampu membangun sistem administrasi yang lebih kokoh dan mencapai tujuan bersama.

Nining